Karty Czasu Pracy – dlaczego warto?

Karty Czasu Pracy to forma rozliczenia projektu, która stosujemy w HydroBIM. Jest to metoda, która zapewnia transparentność procesu realizacji zlecenia i lepszą kontrolę zarówno Zleceniodawcy jak i HydroBIM.

Czym są Karty Czasu Pracy?

Karty Czasu Pracy to metoda rozliczeniowa, która pozwala na szczegółowe śledzenie czasu pracy specjalistów zaangażowanych w projekt. Każdy pracownik dokumentuje czas spędzony nad konkretnymi zadaniami, co następnie jest podstawą do rozliczeń ze Zleceniodawcą. Dzięki temu systemowi wszystkie strony projektu mają jasność co do harmonogramu, zakresu wykonanych prac i ich kosztów. Wraz z postępem realizacji projektu Zleceniodawca otrzymuje do akceptacji Karty Czasu Pracy zaangażowanych ekspertów. Po zatwierdzeniu przez Zleceniodawcę, KCP są podstawą do wystawienia miesięcznej faktury.

Jak to działa?

• Specjaliści HydroBIM rejestrują swoje godziny pracy w projekcie. Każda godzina pracy jest przypisywana do konkretnego zadania lub etapu projektu.
• Dane z KCP są regularnie weryfikowane przez kierowników projektów i Zleceniodawcę, aby zapewnić ich rzetelność i aktualność.
• Na podstawie zatwierdzonych Kart Czasu Pracy, HydroBIM wystawia Zleceniodawcy faktury za faktycznie wykonane prace. To gwarancja, że Zleceniodawca płaci wyłącznie za czas, który specjaliści HydroBIM poświęcili na realizację zadań w jego projekcie.

Gdzie stosujemy KCP?

• Projekty budowlane: w projektach, gdzie HydroBIM współpracuje z AECOM Polska, Karty Czasu Pracy pozwalają na elastyczne dostosowanie zasobów firmy do dynamicznie zmieniających się wymagań projektowych.
• Projekty konsultingowe: w ramach współpracy z SWECO Polska, przy nadzorze projektowym w Krosnowicach i Szalejowie Górnym, Karty Czasu Pracy umożliwiały dokładne śledzenie postępów prac i zapewniały, że wszystkie działania były na bieżąco rozliczone.

Korzyści z Kart Czasu Pracy

Zleceniodawcy często wyrażają obawy odnośnie tej metody rozliczeniowej, głównie z powodu niepewności co do ostatecznych kosztów projektu. W HydroBIM rozumiemy to i podstawą naszej oferty zawsze jest początkowe założenie terminów i ram budżetowych. 

Karty Czasu Pracy zapewniają pełną przejrzystość finansową. Zleceniodawca dokładnie wie, za co płaci. Każda godzina pracy jest rejestrowana i odpowiada konkretnej działalności lub etapowi projektu. 

• Dzięki cyfrowemu systemowi dokumentacji, każda faktura jest wspierana rzetelnymi dowodami pracy, a to zwiększa zaufanie między stronami.
• Transparentność i jasność rozliczeń minimalizują ryzyko nieporozumień i sporów dotyczących wykonania i kosztów.

Model oparty na Kartach Czasu Pracy umożliwia Zleceniodawcy płacenie tylko za faktyczne wyniki pracy. Jest to szczególnie korzystne w projektach o zmiennym zakresie i intensywności. Współpraca z HydroBIM staje się bardziej elastyczna finansowo, adaptując się do aktualnych potrzeb i możliwości budżetowych Zamawiającego.

• Możliwość dostosowania wielkości i kompetencji zespołu do bieżących potrzeb projektu bez konieczności zobowiązań długoterminowych.
• Zleceniodawca płaci za rzeczywiste godziny pracy, a to pozwala na lepsze zarządzanie budżetem projektu.

Systematyczna dokumentacja pracy pozwala na ciągłe monitorowanie postępu projektu. Karty Czasu Pracy umożliwiają elastyczne dostosowywanie nakładów pracy w zależności od przebiegu prac projektowych.

Przykłady zastosowania

• W projektach ochrony przeciwpowodziowej realizowanych w Sandomierzu, HydroBIM zastosował Karty Czasu Pracy do ścisłego monitorowania i rozliczania prac projektowych. Zleceniodawca, AECOM Polska mógł śledzić postępy w czasie rzeczywistym i elastycznie zarządzać budżetem, adaptując zakres prac do zmieniających się wymagań.

• W ramach nadzoru projektowego w Krosnowicach i Szalejowie Górnym, HydroBIM korzystał z Kart Czasu Pracy. Zleceniodawca, SWECO Polska, aktywnie korzystał z możliwości dynamicznego wykorzystania projektantów HydroBIM w zależności od sytuacji na budowie.

Wyzwania i jak je pokonujemy

Jednym z głównych wyzwań związanych z Kartami Czasu Pracy jest przyzwyczajenie Zleceniodawców do oferty ryczałtowej. Obawiają się, że elastyczność tego modelu może prowadzić do niekontrolowanych wzrostów kosztów projektu. HydroBIM przekonuje, że jest dokładnie odwrotnie:

• Regularne raporty postępu i dostęp do danych o czasie pracy zwiększają zaufanie i dają Zleceniodawcom lepszą kontrolę nad wydatkami.
• Ustalenie maksymalnych limitów czasowych na wykonanie określonych zadań lub etapów projektu pozwala na lepsze prognozowanie i kontrolę budżetu.
• Na podstawie historycznych danych oraz analizy ryzyka, HydroBIM wspólnie ze Zleceniodawcą ustalają szacowany budżet projektu z odpowiednimi buforami bezpieczeństwa.
• W przypadku, gdy realne koszty zaczynają przekraczać założone prognozy, model Kart Czasu Pracy pozwala na szybką reakcję i dostosowanie strategii projektowej.

Karty Czasu Pracy – podsumowanie

Karty Czasu Pracy to liczne korzyści dla obu stron kontraktu. Przede wszystkim model rozliczeniowy oparty o KCP pozwala na dynamiczne dostosowanie zasobów do bieżących potrzeb projektu. To duża zaleta w przypadku prac wymagających szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków – a takie są najczęściej projekty w infrastrukturze liniowej.

Nasze doświadczenie, w połączeniu z transparentnym podejściem do zarządzania projektami, pozwala na realizację nawet najbardziej wymagających zadań z zachowaniem najwyższych standardów jakości i zgodności z harmonogramem.

Spółka HydroBIM jest otwarta na dialog i współpracę, aby zapewnić najlepsze możliwe wyniki dla stron zaangażowanych w projekt. Zapraszamy do kontaktu i rozmów.

Karty Czasu Pracy wprowadzają nową jakość w zarządzaniu projektami, gdzie każdy element jest mierzalny, a każdy koszt jest w pełni uzasadniony.

Pobierz informator, jak pracujemy w HydroBIM.

Chcesz wiedzieć, co dzieje się w HydroBIM? Obserwuj nasz profil na LinkedIn